仕事をしていると、ふとした瞬間に「あれ、この資料どこに保存したっけ…？」と探し回ってしまうこと、ありますよね。
プロジェクトが増えれば増えるほど、ファイルの保存場所は複雑になり、気づけば探すだけで数分、ひどい時には10分以上かかってしまうことも。
本来、職場全体で体系的にファイル保存場所が整理されていたり、検索ツールが整備されていたりするのが理想です。
しかし、現実には「整理に時間がかかる」「ツール導入が難しい」「部署ごとにルールが違う」など、環境が整わないケースも多いものです。
そこで今回は、どんな職場環境でも、今日からすぐに実践できる“ファイル探しの時間を削減する方法”を紹介します。
やることはとてもシンプルで、誰でも続けられるのに効果は抜群です。
ファイル探しの時間を減らす最強の方法：パスを一箇所にメモするだけ
今回紹介する方法は、驚くほど簡単です。
やることは「ファイルの保存場所（パス）を一箇所にメモしていく」だけ。
これだけで、後からファイルを探すときのストレスが大幅に減ります。
メモする場所は、テキストでもワードでも何でも構いません。
ただ、
テーマごとにシートを分けられるエクセルが圧倒的に使いやすいのでおすすめです。
エクセルで作る“パス管理メモ”の作り方
① 新規のエクセルファイルを作る
まずは空のエクセルファイルを1つ作ります。
このファイルは、あなたの“ファイルの地図”になります。
② テーマごとにシートを作る
例としてはこんな感じです。
- プロジェクトA
- プロジェクトB
- 事務作業
- 社内ルール
テーマは自由に決めてOK。
後で増やしたり減らしたりしても問題ありません。
③ パスを書き留めていく
ファイルを作成したり、他の人から資料をもらったら、その都度エクセルにメモします。
書く内容は以下の3つ。
- ファイルの保存場所（パス）
- ファイル名
- 検索用キーワード（複数）
特に重要なのが「検索用キーワード」です。
検索キーワードは“後で思い出しそうな言葉”を複数書くのがコツ
例えば「予算策定方針.xlsx」というファイルがあったとします。
普通なら「予算」で検索すれば見つかりますが、
後から探すときに「費用」「ルール」「方針」など、別の言葉で探す可能性もあります。
そこで、以下のように複数キーワードを書いておくと便利です。
- 予算
- 費用
- ルール
- 方針
- 来年度計画
- コスト関連
また、ファイル内に書かれていたトピックに関連するキーワードも入れておくと、さらに見つけやすくなります。
書く場所は厳密でなくてOK。検索できれば十分
「どこに書くか」「どう並べるか」を完璧にしようとすると、逆に続きません。
大事なのは、テーマごとのシートがあること
と、
必要な情報がどこかに書いてあることだけ。
エクセルには“ブック全体検索”があります。
つまり、シート内のどこに書いてあっても検索すればヒットします。
だから、細かい整理は気にしなくて大丈夫です。
探すときはエクセルの“ブック全体検索”で一発
ファイルを探したいときは、エクセルで
Ctrl + F → ブック全体検索
これだけで、書き留めたキーワードから目的のファイルがすぐに見つかります。
今まで10分かかっていた探し物が、数秒で終わるようになります。
エクセルファイルはアクセスしやすい場所に置くのがポイント
せっかく作ったパス管理メモも、開くのが面倒だと続きません。
そこで、
- デスクトップ
- タスクバーにピン留め
- クイックアクセスに登録
など、すぐ開ける場所に置くのがおすすめです。
これだけで、メモする習慣がぐっと身につきやすくなります。
どんな職場でも使える“自分専用の検索システム”を持とう
職場全体のファイル整理が進んでいなくても、
検索ツールが導入されていなくても、
この方法なら自分だけで完結できます。
- パスをメモする
- キーワードを複数書く
- エクセルで検索する
たったこれだけで、ファイル探しの時間は劇的に減ります。
探し物が減ると、仕事のストレスも減り、集中力も上がります。
あなたの時間が少しでも有効に使えるようになることを願っています。
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